1. Thực hiện công tác Thư ký HĐQT
- Chuẩn bị tài liệu họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát; Ghi chép các biên bản họp; Dự thảo và trình duyệt các Biên bản họp, Nghị Quyết, Quyết định và tài liệu khác của HĐQT;
- Tổng hợp và chuẩn bị các báo cáo phục vụ các cuộc họp HĐQT định kỳ và đột xuất;
- Liên lạc và thu thập phiếu bầu của các thành viên HĐQT, thu thập ý kiến bằng văn bản của các thành viên HĐQT;
- Cung cấp các thông tin, bản sao biên bản họp HĐQT và các thông tin khác cho thành viên HĐQT và Ban Kiểm soát;
- Hỗ trợ thành viên HĐQT trong việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao;
- Sắp xếp lịch làm việc, các chuyến công tác, hội họp của thành viên HĐQT;
- Lưu trữ toàn bộ tài liệu, văn bản của HĐQT, Ban kiểm soát, phiên dịch các cuộc họp quốc tế (khi được yêu cầu).
2. Thực hiện công tác thư ký Chủ tịch HĐQT & BGĐ
- Trợ giúp Chủ tịch HĐQT trong việc theo dõi, điều phối công việc, kết nối các hoạt động với BGĐ và các bộ phận đảm bảo duy trì các hoạt động quản trị, xử lý công việc kịp thời;
- Sắp xếp & nhắc lịch làm việc, các chuyến đi công tác, hội họp của Chủ tịch HĐQT & Ban Giám đốc;
- Tiếp nhận, rà soát công văn, hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận xin ý kiến trình Chủ tịch HĐQT/BGĐ phê duyệt;
- Phối hợp với các bộ phận trong Công ty để nắm bắt nội dung, chuẩn bị tài liệu liên quan đến cuộc họp, soạn thảo thông báo, thư mời dự họp và tổ chức cuộc họp theo yêu cầu của Chủ tịch và BGĐ;
- Tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội các cuộc họp cho Chủ tịch & BGĐ để phục vụ việc quản lý, điều hành. Ghi nhận và tổng hợp nội dụng đánh giá các cuộc họp;
- Xây dựng hệ thống báo cáo để thống kê, tổng hợp tiến độ thực hiện công việc của các Phòng ban theo yêu cầu của Chủ tịch/BGĐ;
- Bảo mật mọi thông tin trong quá trình thực hiện công việc.
3. Hỗ trợ thực hiện giám sát tuân thủ.
- Hỗ trợ HĐQT, BGĐ giám sát việc thực hiện các Nghị quyết, Quyết định, chỉ thị…của HĐQT, Chủ tịch HĐQT, BGĐ;
- Đảm bảo các Nghị quyết, Quyết định và tài liệu khác của HĐQT, BGĐ phù hợp với luật pháp và được triển khai bởi các cấp sau khi được công bố;
- Thực hiện soạn, cập nhật, sửa đổi bổ sung giấy phép đăng ký kinh doanh, điều lệ và giấy tờ pháp lý khác liên quan đến hoạt động của Công ty và các chi nhánh, văn phòng đại diện;
- Theo dõi, đôn đốc báo cáo thực hiện các mục tiêu, chương trình hành động của các phòng ban, tổng hợp báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo tháng/quý/năm;
- Đảm bảo việc xây dựng, tuân thủ và định kỳ rà soát chính sách quản trị của Công ty.
